Slim omgaan met je wagenpark: drie vragen die elke mkb'er zou moeten stellen

Voor veel mkb-bedrijven is de bedrijfswagen de grootste kostenpost na personeel en huisvesting. Toch wordt de aanschaf vaak op gevoel gedaan: de vertrouwde dealer, het bekende model, de bedrijfsnaam erop en rijden maar. Zonde, want juist bij bedrijfswagens valt met een paar doordachte keuzes veel geld en ergernis te besparen. Niet door scherper te onderhandelen over de aanschafprijs, maar door vooraf beter na te denken over configuratie, registratie en levensduur. Drie vragen die elke ondernemer zichzelf zou moeten stellen voordat hij tekent.

Vraag 1: hoeveel mensen moeten er dagelijks mee naar de klus?

Een klassieke situatie in de bouw, installatietechniek en groenvoorziening: het bedrijf groeit, de ploegen worden groter en ineens rijden er elke ochtend twee bussen half leeg naar dezelfde klus, omdat er in één bus maar drie stoelen zitten. Twee keer brandstof, twee keer afschrijving, twee keer verzekering en twee medewerkers die chaufferen in plaats van productief zijn.

De dubbele cabine als alternatief voor een tweede bus

De oplossing hoeft geen tweede bus te zijn. Door in de bestaande bus een dubbele cabine te laten inbouwen ontstaat een tweede zitrij met gekeurde stoelen, driepuntsgordels en hoofdsteunen. Zes tot zeven man in één voertuig, met achterin nog steeds volwaardige laadruimte voor gereedschap en materiaal. De inbouw wordt door de RDW gekeurd en de bus behoudt gewoon zijn bedrijfsregistratie, zolang de laadruimte aan de wettelijke maten blijft voldoen. Voor bedrijven die dagelijks met ploegen rijden, verdient zo’n ombouw zich vaak binnen een jaar terug.

Vraag 2: past de kentekenregistratie wel bij het werkelijke gebruik?

Het omgekeerde komt net zo vaak voor. De directeur of buitendienstmedewerker rijdt een grote SUV op geel kenteken, betaalt de hoofdprijs aan wegenbelasting en gebruikt de auto feitelijk vrijwel alleen zakelijk. Voor die situatie bestaat de ombouw naar grijs kenteken, waarbij de auto technisch wordt aangepast met een scheidingswand, vlakke laadvloer en geblindeerde ruiten, en na RDW-keuring als bedrijfsauto wordt geregistreerd. Het scheelt fors in de vaste lasten, zeker bij zware voertuigen waar het personenautotarief het hoogst uitpakt.

Eerst fiscaal advies inwinnen, dan pas ombouwen

Eén belangrijke kanttekening: dit is alleen interessant en toegestaan bij overwegend zakelijk gebruik. Voor privékilometers met een bedrijfsauto gelden eigen regels en bijtelling. Laat je dus vooraf adviseren door je boekhouder over de fiscale spelregels, en door een ombouwspecialist over de technische haalbaarheid voor jouw model en bouwjaar.

Vraag 3: is nieuw kopen echt nodig, of kan de bestaande bus een tweede leven krijgen?

De reflex bij groei is nieuw kopen of bijleasen. Maar een bestaande bus die technisch nog prima is, kan met een ombouw of nieuwe inrichting vaak jaren langer mee in een andere rol. Een bus die niet meer voldoet als soloauto voor één monteur, wordt met een dubbele cabine ineens de ideale ploegenwagen. De voordelen op een rij:

• Lagere investering, want een ombouw kost een fractie van een nieuwe bus.
• Geen lange levertijden, want waar een nieuwe bus soms een jaar op zich laat wachten, is een ombouw in dagen tot weken gereed.
• Behoud van bekende techniek, want de monteurs kennen het voertuig en de onderhoudshistorie is in eigen huis.
• Duurzamer, want langer doorrijden met bestaand materieel scheelt productie van een compleet nieuw voertuig.

De rekensom die bijna niemand maakt, maar iedereen zou moeten maken

Vraag jezelf eens af wat een uur stilstand van een monteur kost, en vermenigvuldig dat met het aantal ritten waarin mensen dubbel rijden of materiaal moeten nahalen. Bij de meeste bedrijven rolt daar een jaarbedrag uit waar de investering in een goede ombouw of inrichting bij verbleekt. De bedrijfswagen is geen sluitpost op de begroting, het is gereedschap. En goed gereedschap verdient zichzelf terug, elke werkdag opnieuw.

Bespreek daarom de mogelijkheden met een gespecialiseerde ombouwer voordat je een nieuwe bus bestelt. Laat per voertuig doorrekenen wat een dubbele cabine, een andere registratie of een slimmere indeling oplevert. Grote kans dat de beste oplossing al gewoon op de zaak staat, en alleen nog even naar de werkplaats moet.